Gastbeitrag – Zwischen Aktenbergen, Excel-Listen und steigenden Anforderungen stößt die Immobilienbranche an strukturelle Grenzen. Klassische Digitalisierung greift oft zu kurz. Künstliche Intelligenz eröffnet erstmals die Möglichkeit, Informationen aus dem operativen Alltag wirklich nutzbar zu machen. Vera Meinert, Gründerin von diafania der KI Plattform für unstrukturierte Daten, ordnet ein, warum darin ein Wendepunkt für den Immobilienbetrieb liegen kann.
Die (nicht ganz so) stille Überforderung der Branche
Die Immobilienbranche – insbesondere Wohnungsbauunternehmen und Bestandshalter – trägt längst mehr Verantwortung als das reine Verwalten von Quadratmetern. Sie leistet einen sozialen Beitrag, sichert Versorgung, gestaltet Lebensqualität und ist ein zentraler Hebel für Klimaziele. Der Anspruch ist hoch, der Wille oft da. Doch die strukturellen Rahmenbedingungen machen es zunehmend schwer, diesem Anspruch gerecht zu werden.
Der Druck auf die Branche kommt heute aus unterschiedlichen Richtungen zugleich: Wohnungsmangel in wachsenden Städten, ambitionierte energetische Sanierungsziele, zunehmende regulatorische Anforderungen sowie eine wirtschaftliche Unsicherheit, die Investitionsentscheidungen erschwert. Diese Herausforderungen werden öffentlich intensiv diskutiert – oft politisch oder konjunkturell eingeordnet. Weniger sichtbar ist jedoch, wie stark sie Einfluss auf den operativen Alltag von Organisationen nehmen. Der Betrieb von Immobilien ist in den vergangenen Jahren deutlich komplexer geworden: Technische Anlagen werden anspruchsvoller, die Zahl externer Dienstleister steigt, Dokumentations- und Reportingpflichten nehmen zu und die Ansprüche von Nutzerinnen und Nutzern wachsen. Dem gegenüber stehen sinkende Ressourcen – insbesondere Zeit, Budget und qualifiziertes Fachpersonal werden zunehmend knapp.
Es entsteht eine paradoxe Situation: Die Anforderungen steigen kontinuierlich, während die verfügbaren Mittel sinken. Diese Schieflage ist kein Randphänomen, sondern zeigt sich im täglichen Handeln unserer Branche – oft leise, aber mit spürbaren Folgen.
Digitalisiert – aber nicht entlastet
Digitalisierung ist in der Immobilienbranche angekommen – das steht außer Frage. Doch sie fühlt sich für viele nicht wie eine echte Entlastung an. Der Grund liegt weniger im fehlenden Willen als in der Art, wie digitalisiert wurde.
In vielen Organisationen folgt Digitalisierung einem bekannten Muster: Papier wird zu PDF, das PDF zu einem Formular, dessen Inhalte manuell in Excel-Tabellen oder Fachsysteme übertragen werden. Bestehende Prozesse werden zwar digital abgebildet, aber der Fokus liegt auf der formalen Erfassung, nicht auf der inhaltlichen Nutzung von Informationen.
Die Konsequenzen sind bekannt: Informationen werden manuell übertragen, die Datenqualität leidet, und das Potenzial zur Automatisierung wird kaum ausgeschöpft. Gleichzeitig entstehen neue Einstiegshürden. Komplexe Tools erfordern Schulungen, digitale Grundbildung wird im operativen Alltag vorausgesetzt, und nicht jedes Unternehmen kann diesen Wandel gleichermaßen tragen.
So entsteht der Eindruck von Fortschritt – ohne den spürbaren Effekt von Entlastung. Digitalisierung ist da, aber sie ändert formal nichts oder nur zu wenig.
Der Wendepunkt? Könnte KI der qualitative Sprung sein, den die Branche braucht?
Was bisher fehlte, war kein weiteres Tool, sondern ein qualitativer Sprung im Umgang mit Information. Der eigentliche Durchbruch beginnt dort, wo Digitalisierung aufhört, bestehende ineffiziente Prozesse zu kopieren – und anfängt, Realität zu verstehen.
Künstliche Intelligenz kann an dieser Stelle einen Wendepunkt im Umgang mit dem Datenchaos markieren, sofern passende Anwendungen, klare Prozesse und die richtigen Kompetenzen für ihren Einsatz zusammenkommen.
KI sollte nicht als ein weiteres Tool, nicht als Buzzword verstanden werden– sondern als eine neue Art der Übersetzung zwischen realen Prozessen und ihrer Repräsentation in IT-Systemen.
Bei richtiger Umsetzung adressiert dieser Sprung nicht nur Symptome, sondern auch strukturelle Engpässe. KI kann Informationen aus unstrukturierten Dokumenten verstehen, extrahieren, einordnen und weiterverarbeiten: Wartungsberichte, Prüfprotokolle, Schadensmeldungen oder Mietverträge. In der Praxis wird KI dabei mit klassischer Softwareentwicklung kombiniert – intelligente Entscheidungen dort, wo Interpretation nötig ist, und klare Regeln dort, wo Verlässlichkeit gefragt ist.
Die Wirkung ist fundamental: Es entsteht Transparenz über Bestände, Anlagen und Vorgänge. Daten werden konsistent, vergleichbar und belastbar – erstmals auch dort, wo zuvor keine saubere Datenbasis existierte.
Der entscheidende Punkt: Digitalisierung wird von „0 auf 1“ möglich. Bestehende Kommunikationswege können erhalten bleiben und neue Werkzeuge müssen nicht erst flächendeckend eingeführt werden. So ändert sich für wenig digital affine Mitarbeitende wenig im Alltag – und doch entsteht im Hintergrund eine neue Datentiefe.
Bei Dokumenten, Berichten und Formularen übernimmt KI das Lesen, Strukturieren, Kategorisieren und Weiterverarbeiten. Die Einstiegshürden bleiben niedrig, während die Qualität der Daten steigt und menschliche Fehler reduziert werden.
Wenn Informationen Wirkung entfalten
Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch nicht im Datensatz, sondern in seiner Wirkung. Wenn Informationen nicht nur gesammelt, sondern verstanden und nutzbar gemacht werden, verändert sich der Handlungsspielraum von Unternehmen.
Operativ bedeutet das: automatisierte, lückenlose Dokumentation, eine deutliche Reduktion von Fehlerquellen und spürbare Entlastung für Mitarbeitende. Betreiberverantwortung lässt sich besser absichern, aufwendige manuelle Verarbeitung – oft monotone und fehleranfällige Arbeit – entfällt.
Strategisch eröffnen sich neue Perspektiven. Wiederkehrende Mängel werden sichtbar, Prozessschwächen identifizierbar, Dienstleisterleistungen vergleichbar. Standorte und Maßnahmen lassen sich systematisch analysieren – eine belastbare Grundlage für gezielte Verbesserungen statt reaktiver Einzelentscheidungen.
Eine effizientere Bewirtschaftung wirkt direkt auf Wohnqualität, Sicherheit und Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen. Technologie beeinflusst damit indirekt das Wohnen und die Lebensqualität der Menschen.
So verstanden ist Digitalisierung kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein Lernprozess. Künstliche Intelligenz kann ihn erstmals wirklich beschleunigen – anschlussfähig, niedrigschwellig und mit spürbarer Wirkung im Alltag der Immobilienbranche.
Datensouveränität als Fundament kommender Entwicklungen
Mit neuen technologischen Möglichkeiten wächst allerdings auch die Verantwortung. Sensible Gebäudedaten erfordern Vertrauen, Datenschutz und europäische Standards. Insbesondere deutsche Lösungen, die Datensouveränität und regulatorische Anforderungen nicht als nachträgliche Einschränkung begreifen, sondern als Gestaltungsprinzip, schlagen hier klar amerikanische Technologie-Riesen.
Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch woanders. Der sichere technologische Sprung ist nicht nur theoretisch möglich, er wird bereits vollzogen: Erste Unternehmen nutzen KI schon heute produktiv, um mit der wachsenden Komplexität des Immobilienbetriebs besser umzugehen. Denn während einige noch zögern, entstehen andernorts bereits strukturelle Vorteile im Umgang mit Daten, Prozessen und Ressourcen.
Aber auch wer bisher bei der Digitalisierung gezögert hat, kann heute einsteigen, ohne die Schritte von gestern nachholen zu müssen. Genau darin liegt der Paradigmenwechsel.
Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb weniger in der Technologie als in der Bereitschaft zur Integration und zur Veränderung innerhalb der Unternehmen.
Nun bietet sich den Akteuren in der Branche die Chance, den nächsten Entwicklungsschritt aktiv mit zu gestalten.
Gastbeitrag von diafania GmbH
Die folgenden Überlegungen basieren auf der praktischen Erfahrung von diafania, einem Münchener PropTech Start-Up, das KI-Lösungen für datenintensive Prozesse im Immobilienumfeld entwickelt und operativ einsetzt.